Διαχείριση Έργου σε Ελεγχόμενο Περιβάλλον

Διαχείριση Έργων σε Ελεγχόμενο περιβάλλον (ΔΕσΕΠ) ή PRojects In Controlled Environment Version 2 (PRINCE2), είναι μια μέθοδος Διοίκησης και Διαχείρισης Έργου προσανατολισμένη στην διαδικασία, η οποία έρχεται σε αντίθεση με την μέθοδο αντίδρασης / προσαρμογής, όπως είναι η Scrum, η οποία είναι μια επαναληπτική και αυξητική ευέλικτη μέθοδος / πλαίσιο ανάπτυξης λογισμικού (agile software development) για τη διαχείριση έργων λογισμικού και προϊόντων ή ανάπτυξης εφαρμογών. Η εστίασή της είναι σε «μια ευέλικτη και ολοκληρωμένη στρατηγική για την ανάπτυξη του προϊόντος, όπου η ομάδα ανάπτυξης εργάζεται ως μονάδα για την επίτευξη ενός κοινού στόχου", σε αντίθεση με την «παραδοσιακή, διαδοχική προσέγγιση".

Η μέθοδος ΔΕσΕΠ βασίζεται σε επτά αρχές, επτά θέματα και επτά διαδικασίες.

Οι Επτά αρχές Επεξεργασία

1. συνεχής επιχειρησιακή αιτιολόγηση (continued business justification).

2. εκμάθηση από την εμπειρία (learn from experience).

3. καθορισμένους ρόλους και αρμοδιότητες (defined roles and responsibilities).

4. διαχείριση σε στάδια (manage by stages).

5. διαχείριση των εξαιρέσεων (manage by exception).

6. επικέντρωση σε αποτελέσματα (focus on products).

7. προσαρμογή ώστε να ταιριάζει με το περιβάλλον του έργου (tailored to suit the project environment).

Τα επτά θέματα Επεξεργασία

1. Επιχειρησιακή περίπτωση (business case)

2. οργάνωση (organization)

3. ποιότητα (quality)

4. σχέδια (plans)

5. κίνδυνο (risk)

6. αλλαγή (change)

7. πρόοδο (progress)

Οι επτά διαδικασίες Επεξεργασία

1. Αρχικό ξεκίνημα του έργου (Starting up a project - SU)

2. Τα πρώτα βήματα του έργου (Initiating a project - IP)

3. Σκηνοθεσία/Διεύθυνση ενός έργου (Directing a project - DP)

4. Ελέγχοντας ένα στάδιο (Controlling a stage - CS)

5. Διαχείριση των ορίων σε κάθε στάδιο (Managing stage boundaries - SB)

6. Διεύθυνση παράδοσης του αποτελέσματος (Managing product delivery - MP)

7. Περάτωση του έργου (Closing a project - CP)

Ξεκίνημα του έργου (SU - Starting Up) Επεξεργασία

Σε αυτή τη διαδικασία η ομάδα του έργου ορίζεται και προετοιμάζεται μια σύντομη περιγραφή του έργου (περιγράφοντας, σε γενικές γραμμές, τι προσπαθεί να πετύχει το έργο και την επιχειρησιακή αιτιολόγηση για να γίνει αυτό). Επί πλέον αποφασίζεται η συνολική προσέγγιση που πρέπει να ληφθεί υπόψη και προγραμματίζεται το επόμενο στάδιο του έργου. Μόλις ολοκληρωθεί αυτή η εργασία, το συμβούλιο του έργου καλείται να εξουσιοδοτήσει το επόμενο στάδιο, αυτό της έναρξης του έργου. Οι βασικές δραστηριότητες περιλαμβάνουν: Διαμόρφωση του περιεχομένου του έργου. Διορισμό ενός εκτελεστικού και ενός διαχειριστή του έργου. Σχεδιασμό και διορισμό μιας ομάδας διαχείρισης του έργου. Προετοιμασία μιας περίληψης του έργου. Καθορισμό της προσέγγισης του έργου. Και προγραμματισμός της επόμενης φάσης (έναρξη).

Έναρξη ενός έργου (IP - Initiating) Επεξεργασία

Η διαδικασία αυτή δημιουργεί τις βάσεις της εργασίας από την έναρξη της διαδικασίας, και η περίθληψη του έργου επαυξάνεται για να σχηματίσει μια επιχειρησιακή περίπτωση. Η προσέγγιση που ακολουθείται για την εξασφάλιση της ποιότητας του έργου έχει συμφωνηθεί από κοινού με τη συνολική προσέγγιση για τον έλεγχο το ίδιου του έργου (έλεγχοι του έργου). Τα αρχεία του έργου, επίσης, δημιουργήθηκαν όπως είναι σε ένα συνολικό σχέδιο για το έργο. Επίσης δημιουργείται ένα σχέδιο για την επόμενη φάση του έργου. Η προκύπτουσες πληροφορίες μπορεί να τεθούν υπόψη του συμβουλίου του έργου για να επιτρέψει το ίδιο το έργο. Οι βασικές δραστηριότητες περιλαμβάνουν: 1.την ποιότητα σχεδιασμού. 2.Το σχέδιο του έργου. 3.Διύλιση της επιχειρησιακής υπόθεσης 4. τους κινδύνους. 5.Σύσταση ελέγχων έργου. 6.Τη δημιουργία φακέλων του έργου. Και 7. Σύνταξη ενός Εγγράφου Έναρξης Έργου.

Σκηνοθεσία / διοίκηση ενός έργου (DP - Directing) Επεξεργασία

Η διαδικασία αυτή υπαγορεύει πώς η Επιτροπή του Έργου (η οποία περιλαμβάνει ρόλους εκτελεστικού χορηγού ή χορηγού του έργου) θα πρέπει να ελέγχει το σύνολο του σχεδίου. Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, το συμβούλιο του έργου μπορεί να εγκρίνει το στάδιο έναρξης και μπορεί επίσης να επιτρέψει την εκτέλεση ενός έργου. Η διοίκηση ενός έργου, υπαγορεύει επίσης, τον τρόπο με τον οποίο το συμβούλιο του έργου θα πρέπει να εγκρίνει ένα σχέδιο για ένα στάδιο, όπως και κάθε σχέδιο για ένα στάδιο που αντικαθιστά ένα υπάρχον σχέδιο για ένα στάδιο λόγω διολίσθησης ή άλλων απρόβλεπτων καταστάσεων. Επίσης καλύπτεται και ο τρόπος με τον οποίο το συμβούλιο μπορεί να δώσει ad hoc κατεύθυνση για ένα έργο και για τον τρόπο με τον οποίο ένα έργο πρέπει να κλείσει. Οι βασικές δραστηριότητες περιλαμβάνουν: 1.την έγκριση έναρξης. 2.Την έγκριση ενός σχεδίου. 3.Να επιτραπεί ένα στάδιο ή ένα σχέδιο εξαίρεσης. 4.Δίνοντας ad hoc κατεύθυνση? Και 5.επιβεβαιώνοντας το κλείσιμο του έργου.

Ελέγχοντας ένα στάδιο (CS - Controlling a Stage) Επεξεργασία

Το PRINCE2 υποδηλώνει ότι τα έργα θα πρέπει να διαιρεθούν σε στάδια και οι επιμέρους διαδικασίες υπαγορεύουν πώς κάθε στάδιο θα πρέπει να ελέγχεται. Πιο ουσιαστικά αυτό περιλαμβάνει τον τρόπο με τον οποίο πακέτα εργασίας παίρνουν άδεια αξιοποιούνται. Διευκρινίζει επίσης τον τρόπο με τον οποίο η πρόοδος πρέπει να παρακολουθείται και πώς οι παρατηρήσεις της προόδου του έργου θα πρέπει να αναφέρονται στο συμβούλιο του έργου. Ένα μέσο για τη λήψη και την αξιολόγηση των παραμέτρων του έργου προτείνεται μαζί με τον τρόπο με τον πρέπει να αναλαμβάνεται διορθωτική δράση. Καθορίζει επίσης τον τρόπο με τον οποίο ορισμένα θέματα του έργου θα πρέπει να κλιμακώνονται μέχρι το συμβούλιο του έργου. Οι βασικές δραστηριότητες περιλαμβάνουν:

Έγκριση του πακέτου εργασίας.
Αξιολόγηση προόδου.
Καταγραφή την εξέταση των ζητημάτων που αφορούν το έργο.
Επανεξέταση της κατάστασης σε κάθε στάδιο.
Αναφοράς σημαντικών ζητημάτων.
Λήψη διορθωτικών μέτρων.
Κλιμάκωση σε θέματα του έργου και
Λήψη ενός ολοκληρωμένου πακέτου εργασίας.

Διαχείριση των ορίων σε κάθε στάδιο (SB - Stage Bountaries) Επεξεργασία

Η διαδικασία ελέγχου ανά στάδιο υπαγορεύει τι πρέπει να γίνει σε ένα στάδιο, η Διεύθυνση Ορίων σε κάθε Στάδιο (SB) υπαγορεύει τι πρέπει να γίνει προς το τέλος του σταδίου. Όπως είναι προφανές, το επόμενο στάδιο θα πρέπει να σχεδιαστεί και το συνολικό σχέδιο του έργου, το μητρώο κινδύνων και η επιχειρησιακή περίπτωση να τροποποιηθεί όπως απαιτείται. Η διαδικασία καλύπτει επίσης τι πρέπει να γίνει για ένα στάδιο που έχει ξεφύγει από τα όρια ανοχής της. Τέλος, η διαδικασία υπαγορεύει πως θα πρέπει να αναφερθεί το τέλος του σταδίου.

Οι βασικές δραστηριότητες περιλαμβάνουν:

Σχεδιασμό ενός σταδίου.
Ενημέρωση ενός σχεδίου έργου.
Ενημέρωση της επιχειρησιακής υπόθεσης του έργου.
Ενημέρωση του μητρώου των κινδύνων.
Αναφορά τελικού σταδίου και
Παραγωγή ενός σχεδίου εξαίρεσης.

Διευθύνοντας την παράδοση του αποτελέσματος (MP - Managing Product) Επεξεργασία

Η διαχειριστική διαδικασία παράδοσης του αποτελέσματος έχει ως σκοπό τον έλεγχο της σχέσης μεταξύ του διαχειριστή έργου και του διευθυντή της Ομάδας με την τοποθέτηση τυπικών απαιτήσεων σχετικά με την αποδοχή, την εκτέλεση και την παροχή εργασιών του έργου. Οι στόχοι της διαχειριστικής διαδικασίας παράδοσης του αποτελέσματος είναι: • Να εξασφαλιστεί ότι οι εργασίες για τα αποτελέσματα που διατίθενται στην ομάδα έχουν εγκριθεί και συμφωνηθεί, • Ο επικεφαλής της ομάδας, τα μέλη της ομάδας και οι προμηθευτές είναι σαφείς ως προς το τι πρέπει να παραχθεί και ποια είναι η αναμενόμενη προσπάθεια, το κόστος και το χρονοδιάγραμμα, • Τα προβλεπόμενα αποτελέσματα που καλύπτουν τις προσδοκίες και το πλαίσιο της ανοχής, • Οι ακριβείς πληροφορίες για την πρόοδο που παρέχονται στον Υπεύθυνο Συντονιστή σε συμφωνημένη συχνότητα, ώστε να διασφαλίζεται ότι ανταποκρίνονται στις προσδοκίες της διαχείρισής τους.

Οι βασικές δραστηριότητες είναι:

Αποδοχή πακέτου εργασίας,
Εκτέλεση πακέτου εργασίας και
Παράδοση πακέτου εργασίας.

Περάτωση του έργου (CP - Closing) Επεξεργασία

Αυτό περιλαμβάνει τα πράγματα που πρέπει να γίνουν στο τέλος του έργου. Το έργο θα πρέπει να γίνει επίσημα από-ανάθεση (και να ελευθερώνονται οι πόροι για την κατανομή σε άλλες δραστηριότητες), να ακολουθήστε τις δράσεις πρέπει να εντοπίζονται και το ίδιο το έργο να αξιολογηθεί επισήμως.