Πλάνο επικοινωνίας

Ένα από τα πρώτα βήματα στην διαχείριση έργων είναι η δημιουργία Πλάνου επικοινωνίας. Το πλάνο επικοινωνίας είναι απαραίτητο προκειμένου να δημιουργηθεί μια σωστή ομάδα η οποία θα πρέπει να επικοινωνεί. Για να επικοινωνεί θα πρέπει από την αρχή κιόλας του έργου να οριστεί ένα πλάνο επικοινωνίας μεταξύ των μελών. Επίσης, θα δίνονται εξ αρχής οδηγίες για τον τρόπο με τον οποίο το πλάνο επικοινωνίας μπορεί να ενημερώνεται καθώς προχωρά το έργο.

Το πλάνο επικοινωνίας θα πρέπει να αποτελείται από τα εξής δομικά στοιχεία

Ποιοι: Πρέπει να γίνει δημιουργία γραμμών επικοινωνίας (επίσημος και επίσημος σύνδεσμος) ανάμεσα σε άτομα, τμήματα, συνεργάτες κτλ. Επιπλέον, δεν έχει νόημα να ενημερώνονται όλα τα μέλη της ομάδας με πληροφορίες που δεν είναι απαραίτητες ή επιθυμητές.
Τι: Ποιος είναι ο κατάλληλος όγκος πληροφορίας και το απαιτούμενο επίπεδο λεπτομέρειας για τον κάθε ενδιαφερόμενο του έργου.
Πως: Πρέπει να οριστεί με ακρίβεια ο τρόπος που θα είναι δομημένες οι πληροφορίες, το επίπεδο της αναμενόμενης λεπτομέρειας για τους τύπους επικοινωνίας και την ορολογία που αναμένεται να υπάρχει μέσα στις επικοινωνίες. Η δομή της πληροφορίας θα τεκμηριώνει από που θα προέρχονται οι πληροφορίες, ποιοι θα είναι αποδέκτες των πληροφοριών και σε ποια μορφή θα είναι αποδεκτές οι πληροφορίες.O τρόπος που θα είναι δομημένες οι πληροφορίες, το επίπεδο της αναμενόμενης λεπτομέρειας για τους τύπους επικοινωνίας και την ορολογία που αναμένεται να υπάρχει μέσα στις επικοινωνίες.
Πότε: Xρονοδιαγράμματα για το πότε πρέπει να συμβαίνουν οι διάφοροι τύποι επικοινωνίας. Κάποια επικοινωνία θα πρέπει να λαμβάνει χώρα σύμφωνα με ένα τακτικό χρονοδιάγραμμα ενώ κάποιες άλλες επικοινωνίες μπορεί να γίνουν με βάση τις συνθήκες που προκύπτουν στο έργο
έλεγχος εγγράφων: Ποια έγγραφα θα πρέπει να ελέγχονται και σε ποιον να αποστέλλονται.
Αποθήκευση: που και πως θα αποθηκεύονται οι πληροφορίες που αρχειοθετούνται για αποθήκευση φύλαξη και επαναφορά.

Βιβλιογραφία Επεξεργασία

Burke, R. (επιμέλεια Κ. Κηρυττόπουλος. Ε. Ρόκου), Διαχείριση έργου: Αρχές και τεχνικές. 1η έκδοση, Εκδόσεις Κριτική, 2014
Διαχείριση έργων πληροφορικής / Ευάγγελου Κιουντούζη.
Διαχείριση έργων πληροφορικής / Joseph Phillips ; απόδοση, Μαίρη Γκλαβά ; επιστημονική επιμέλεια Νικόλαος Δ. Κατσώνη